Secretária Assistente

ONG que opera na área de Saúde, pretende admitir para o seu quadro de pessoal uma (1) Secretária Assistente do Escritório Sede, para trabalhar na Cidade de Maputo.

Objectivo da Função

Prestar apoio administrativo, organizacional, logístico e operacional ao Escritório Sede da Comunidade de Sant’Egidio, assegurando o adequado funcionamento das actividades diárias, incluindo a gestão documental de projectos e micro-projectos, coordenação logística, apoio administrativo e suporte à gestão institucional.

O Escritório Sede da Comunidade de Sant’Egidio tem como principal função prestar apoio logístico, administrativo e operacional aos centros de saúde, centros nutricionais, laboratórios, postos de registo e notariado, escritórios provinciais e colaboradores, garantindo as condições necessárias para o funcionamento adequado e o desempenho eficiente das respectivas actividades institucionais e programáticas.

• Gestão Administrativa e Documental
  • Organizar e manter actualizados arquivos físicos e electrónicos do escritório;
  • Receber, registar, encaminhar e arquivar correspondências, documentos e comunicações oficiais;
  • Elaborar minutas de cartas, actas, memorandos, relatórios simples e outros documentos administrativos;
  • Garantir a correcta organização e controlo documental;
  • Apoiar no seguimento de processos administrativos e institucionais;
  • Assegurar a gestão documental de projectos e micro projectos;
  • Elaborar guias de entrega, mapas de controlo e documentação administrativa relacionada com actividades e distribuições.
• Gestão de Agenda e Comunicação
  • Gerir agendas, reuniões, encontros e compromissos institucionais;
  • Organizar reuniões presenciais e virtuais;
  • Preparar documentação e materiais necessários para reuniões;
  • Atender chamadas telefónicas, responder e encaminhar emails institucionais;
  • Fazer seguimento de contactos institucionais e comunicações internas e externas.
• Apoio Operacional, Logístico e Transportes
  • Apoiar na organização logística de eventos, formações, workshops, missões e actividades institucionais;
  • Coordenar reservas de salas, materiais, transporte e outros aspectos logísticos;
  • Fazer gestão e seguimento de transporte institucional e motoristas;
  • Organizar reservas aéreas, itinerários e apoio administrativo às deslocações;
  • Controlar material de escritório e solicitar reposições quando necessário;
  • Apoiar na gestão e controlo de stocks de materiais e consumíveis;
  • Apoiar no controlo de presenças, expediente e actividades administrativas correntes.
• Apoio à Gestão
  • Apoiar na preparação de relatórios periódicos, apresentações e documentação institucional;
  • Fazer seguimento de prazos, actividades e tarefas atribuídas;
  • Assegurar confidencialidade no tratamento de informação institucional;
  • Executar outras tarefas compatíveis com a função, sempre que solicitado.

Perfil e Requisitos

• Formação Académica: Nível Médio ou Licenciatura em Administração, Secretariado Executivo, Gestão, Recursos Humanos ou áreas afins.
• Experiência: Experiência mínima de 2 anos em funções similares; Experiência em ambiente institucional, empresarial, ONG ou gestão de projectos será uma vantagem.
• Competências Técnicas: Domínio do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); Boa capacidade de redacção administrativa; Conhecimentos de gestão documental e arquivo; Capacidade de organização e gestão de múltiplas tarefas; Conhecimentos básicos de logística administrativa e gestão de stocks.
• Competências Pessoais: Elevado sentido de responsabilidade e confidencialidade; Boa apresentação e comunicação interpessoal; Capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos; Proactividade, dinamismo e capacidade de resolução de problemas; Organização, discrição e atenção ao detalhe; Capacidade de coordenação logística e administrativa.
• Línguas: Português fluente obrigatório; Conhecimentos de italiano e/ou inglês constituem vantagem.

Linha de Reporte: A Secretária Assistente reportará directamente à Responsável Administrativa do Escritório Sede da Comunidade de Sant’Egidio.

Se Oferece:

• Integração numa instituição com forte compromisso social e comunitário;
• Ambiente de trabalho colaborativo, dinâmico e multidisciplinar;
• Oportunidade de desenvolvimento profissional e aprendizagem contínua;
• Participação em actividades institucionais, projectos e iniciativas de impacto social e sanitário;
• Condições de trabalho adequadas ao exercício da função;
• Remuneração compatível com a função e experiência demonstrada;